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Pour une réunion réussie, les 6 erreurs à ne pas commettre !

Como umorganizador da reuniãoVocê é muito orientado para os detalhes. No entanto, algumas coisas podem ter escorregado pelas fendas. Assim como há dicas e técnicas que agregam valor à sua reunião ou seminárioMas se você não sabe o que fazer, alguns erros podem arruinar um evento que levou semanas para você se preparar.

Espírito de equipe, coesão, motivação, autoconfiança, autonomia, criatividade... Se você quer trazer à tona todos esses valores e garantir o sucesso da sua reunião, aqui estão seis erros que você deve evitar.

Erro #1 - Não escolha um horário inadequado

A atenção é um ingrediente essencial para uma reunião de sucesso. Evite marcar sua reunião muito cedo pela manhã, quando os participantes ainda estão dormindo, ou muito tarde do dia, quando estão pensando em voltar para casa.

As segundas-feiras de manhã e as sextas-feiras à tarde devem ser evitadas a todo o custo, uma vez que o nível de concentração e bom humor nestas alturas da semana estão geralmente no seu ponto mais baixo.

Erro #2 - Não agende uma reunião sem uma agenda

Não há nada pior do que os participantes irem a uma reunião sem saber o que vai ser discutido. Uma reunião sem agenda tem várias consequências: participantes despreparados e sem foco, uma reunião improdutiva, e uma perda de crédito do organizador.

Erro #3 - Não tolerar comentários ou comportamentos impróprios

Uma reunião não tem de ser um passeio tranquilo ou uma azáfama. Cabe-lhe a si criar um ambiente dinâmico e amigável usando a sua criatividade (música de fundo, filme de boas-vindas, posters, notas post-it, material...), mas você também deve manter esta boa dinâmica.

Mostre-se amigável, compreensível e em escutamas adoptar uma abordagem de tolerância zero para falta de disciplina. Isto aplica-se tanto a comentários como a atitudes e ao uso de telemóveis. Se um elemento perturbador não mudar a sua atitude apesar de estar consciente das regras e de ser chamado à ordem, peça-lhe que saia para o bem do grupo.

Erro #4 - Não se perca no labirinto do seu discurso

Muitos organizadores acham que estão fazendo a coisa certa ao escrever notas e preparações em PowerPoint em abundância. No entanto, as suas notas e slides são apenas um esqueleto, um suporte a partir do qual você guia o seu público.

Desligue-se dos seus apoios e evitar monólogos intermináveis que atordoam os participantes e fecham as portas da reflexão.

Erro #5 - Não negligencie o papel activo dos participantes

Alguns organizadores querem carregar o peso de sua reunião sozinhos, esquecendo que é uma grande oportunidade para trocar idéias e melhores práticas. Não fiques preso ao teu plano ou ao teu monólogo.

Solicite o feedback dos participantes, faça perguntas, desperte a sua curiosidade e organizar seminários que vai exigir que eles trabalhem e pensem como uma equipa. O brainstorming é excelente para energizar um grupo.

Erro #6 - Não termine a reunião sem tomar decisões

Um dos erros clássicos é desenvolver um conceito, apresentar um produto ou revelar uma estratégia, e depois perguntar aos participantes se eles entenderam. Poucas pessoas se atrevem a dizer não. Observe as reações para tentar ler seus pensamentos e, acima de tudo, não feche sua reunião sem tomar uma ou mais decisões.

Agora que sabe que erros deve evitar na sua próxima reunião, descubra como realizar uma reunião eficaz.