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Comment organiser une réunion efficace ?

Avec un peu de méthode (et quelques conseils empruntés aux plus grandes entreprises du web), découvrez comment faire rimer réunion avec  efficacité et prise de décision.

I/ Bien préparer sa réunion

Pour mettre sa réunion sur les bons rails, il est important de la préparer dans le détail, selon la méthode TOP. Celle-ci consiste à bien définir les éléments suivants :

– T comme Thème : Définir avec précision le thème de la réunion, c’est-à-dire, quels seront les sujets abordés (et, accessoirement, quels sujets ne seront pas abordés).

– O comme Objectif : Quel doit être le résultat de la réunion ? Quel est l’aboutissement que l’on vise ? Est-ce une transmission d’information, un compte-rendu, une prise de décision collective, ou la production d’un brief créa ? Le produit final de la réunion doit être défini avant sa convocation.

– P comme Plan : Comment la réunion va-t-elle se dérouler, en suivant quelles étapes ?

Les résultats de cette analyse TOP doivent être inscrits à l’ordre du jour, qui peut ensuite être transmis aux participants.

II/ avoir miser sur tous les talents présents

Évitez à tout prix que votre réunion se transforme en un tour de table où la parole est monopolisée par les orateurs en herbe, ou par les plus hautes sphères de la hiérarchie… Une réunion réussie doit stimuler les interactions en créant un espace d’écoute, où même les personnes les plus timides sauront s’exprimer. Une tâche délicate, qui repose principalement sur les talents de l’animateur de la réunion. Un rôle à ne surtout pas négliger donc !

illustration Atelier by Mama Shelter

III/ Aboutir sur de vraies prises de décisions

Les réunions informatives sont utiles, mais la plupart du temps une réunion réussie passe par des prises de décision qui déboucheront sur des actions.

Pour les meetings de ses employés, Google a mis en place une méthodologie qui consiste à nommer un preneur de décision par réunion. 

Il doit veiller à ce que chaque action soit attribuée à un collaborateur, qui s’assurera de son implémentation une fois la réunion terminée.

IV/ Mettre la technologie au service de la réunion

Une bonne salle de réunion doit vous mettre dans les meilleures conditions matérielles, sans aucune mauvaise surprise.

Pour cela, la connectivité (wifi et filaire) et des interfaces d’affichage (écrans Led, son HiFi) dernière génération sont indispensables à la tenue d’une réunion efficace. Idéalement pour les réunions importantes, on peut avoir recours à la présence d’un « welcomer ». 

Interlocuteur unique, il est capable d’accueillir les participants et de gérer les problèmes techniques tout en s’assurant que le moindre détail est maîtrisé.

V/ L’importance d’un espace stimulant

Qui n’a jamais soupiré au moment d’entrer dans une salle de réunion austère, au mobilier démodé et où le seul point d’attention est un Powerpoint noir et blanc ?

Richard Branson, l’emblématique PDG de Virgin, rappelle une règle essentielle des réunions réussies : surprendre les participants avec le lieu de la réunion. Il encourage ses employés à se retrouver dans un parc, dans un café ou tout autre lieu original qui encourage la pensée créative.

L’importance d’une salle de réunion moderne et stimulante est aussi ce qui a poussé le groupe AccorHotels à proposer différents types de salle tels que Eureka by Novotel, PlayGround by Pullman ou les Ateliers de Mama Shelter (à suivre prochainement dans un nouveau Focus on...) : des salles de réunion calibrées pour des meetings stimulants et créatifs, grâce à des mobiliers colorés et innovants et des équipements de pointe, dans un espace dédié à la productivité.

Tout ce qu’il faut pour des réunions réussies !