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Comment bien prendre vos notes lors de votre prochain séminaire ?

Prendre des notes pendant un séminaire est indispensable à la compréhension des sujets abordés et à la rédaction d’un compte rendu de qualité. Cependant, cela ne consiste pas à retranscrire fidèlement les interventions des participants. Écouter, filtrer, résumer : cet exercice n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Zoom sur les sept règles d’or à respecter pour une prise de notes intelligente.

I/ Travaillez en amont de la réunion

De la même façon que vous n’iriez pas au cinéma sans savoir quel film sera projeté, vous ne pouvez pas entrer dans une salle de conférence sans connaître les sujets qui seront traités. Lisez attentivement l’ordre du jour de la réunion ou le programme des activités dès leur réception. Annotez les premières idées et questions qui vous viennent à l’esprit. Interrogez-vous sur votre compréhension des thèmes abordés et effectuez des recherches si nécessaire. Demandez-vous à qui vous adresserez votre compte rendu à l’issue du séminaire et, surtout, ce qu’on attend de vous.

II/ Préparez votre matériel

Le jour J, ne venez pas les mains dans les poches. Voilà une erreur fréquente, qui peut terriblement nuire à votre image. Le bloc, l’agenda et le stylo sont, bien sûr, de rigueur. Vous pouvez également opter pour un mini PC, très pratique pour structurer vos notes et optimiser la relecture. Prenez tout de même quelques feuilles de papier et un stylo avec vous, au cas où votre ordinateur viendrait à se bloquer ou votre batterie à rendre l’âme.

III/ Soyez à l’écoute

Restez concentré et attentif pendant toute la durée du séminaire. N’oubliez pas qu’il s’agit d’une course de fond, et que vous devez par conséquent gérer correctement votre effort mental. Savoir écouter, c’est aussi savoir traiter les paroles de votre interlocuteur sans émettre de jugement personnel. Que vous soyez d’accord ou non avec ce qui est dit, vous devez faire preuve d’empathie et comprendre la pensée des autres.

IV/ Préférez la qualité à la quantité

Vouloir écrire tout ce qui est dit est une entreprise inutile et vouée à l’échec. Beaucoup d’informations sont superflues et il est impossible de tout retranscrire.
Sélectionnez les éléments principaux, qui seront à inclure dans votre compte rendu : problématiques, idées essentielles, dates et chiffres clés, nouveaux objectifs, événements à venir, tâches à réaliser, décisions à retenirDistinguer l’important de l’accessoire dès la prise de notes facilitera la relecture et l’élaboration de votre rapport.

V/ Créez votre propre langage

La prise de notes est un exercice qui demande une certaine rapidité. C’est pourquoi le recours aux abréviations est un prérequis indispensable. Éliminez les articles et mots superflus, associez vos idées avec des flèches et intégrez des listes à puces.

VI/ Structurez vos notes ou créez un canevas

Évitez de disséminer vos notes aux quatre coins de votre feuille. Hiérarchisez-les en insérant des titres et sous-titres, si possible. Pour cela, appuyez-vous sur l’ordre du jour ou l’introduction de l’intervenant. Si vous êtes muni d’un PC, la création d’un canevas facilitera considérablement votre prise de notes. Vous pouvez par exemple intituler vos colonnes « Thème », « Mots clés », « Idée principale », « Idées secondaires »…

VII/ Relisez vos notes dans les 24 heures

De préférence, relisez vos notes et rédigez votre compte rendu dans les 24 heures qui suivent le séminaire, lorsque toutes les questions traitées sont encore fraîches dans votre esprit.

 

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