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Pour un auditoire impliqué à 100% lors de vos réunions et conférences

Des auditeurs qui attendent passivement la fin, surfent désespérément sur leurs smartphones, bavardent, ou pire, s’échappent pour des pauses illimitées et contagieuses… Le cauchemar pour les organisateurs d’une réunion, d’autant que l’objectif essentiel, transmettre et faire adhérer au message, risque fort au final de ne pas être rempli !

Voici quelques solutions pratiques qui ont fait leurs preuves pour que votre assistance donne le meilleur d’elle-même.

 

1- Mettre les participants en condition

  • Divulguer le programme de la réunion (ou de la conférence) 

Avoir une idée du contenu de la réunion, est déjà un bon début. Quelques mots clés communiqués plusieurs jours auparavant feront émerger les premières questions et idées. Ce sera moins formel que le traditionnel ordre du jour et les participants n’en seront que plus réceptifs le jour J.

  • Fournir à l’avance la liste des participants 

Savoir qui va participer aux travaux stimule le collaborateur qui pourra échanger en amont avec ses collègues et préparer une intervention éventuelle au cours de la réunion.

Illustration article world café

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2- Stimuler l’envie

On peut toujours éveiller l’intérêt en cours de route mais mieux vaut capter l’attention dès les premières minutes en misant sur deux points forts :

un message séduisant : c’est possible grâce aux recettes de base de tout orateur : une voix bien posée, une gestuelle maîtrisée, un propos clair et structuré, avec des anecdotes et de l’humour !

une « mise en scène » originale : pas forcément nécessaire de faire un show à la Steve Jobs, mais une présentation soignée et dynamique avec un brin d’originalité est un plus pour booster l’attention de l’auditoire.

Toutes les « créations » sont permises pourvu qu’elles soient conformes à la culture de votre entreprise et au contenu du message à délivrer. En effet, on ne « vend » pas la présentation d’un plan stratégique annuel comme le lancement d’une marque !

3- Susciter une participation connectée

Rien de tel que l’aspect ludique des nouvelles technologies pour stimuler la motivation et éviter à tout prix l’effet « décrochage » qui peut intervenir à la longue quel que soit l’intérêt du contenu. Voici quelques remèdes connectés efficaces face à l’ennui :

un live tweet : votre auditoire commente et pose des questions en direct via Twitter sur le hashtag dédié de votre événement

des « activités » attractives via des applications telles que ConnexMe d’Evenium ou Beekast : vote sur questions-clés, quizz en temps réel, mur de messages, nuage de mots collaboratif, synthèse interactive des travaux… les possibilités ne manquent pas, mais pensez bien à communiquer auparavant le mode d’emploi de l’application choisie.

Autrement dit, les participants interagissent sur leur écran de smartphone (ou d’ordinateur) devenu un outil qui favorise la concentration au lieu de la parasiter…

Illustration article world café

 

Dernière suggestion : surfer sur la motivation après l’événement en offrant aux participants la possibilité de l’évaluer et de proposer des améliorations. Un pont idéal pour commencer à les impliquer dans la prochaine session…