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Per una réunion réussie, i 6 errori da non commettere!

Comeorganizzatore di riunioniSei molto attento ai dettagli. Tuttavia, alcune cose possono essere sfuggite. Proprio come ci sono consigli e tecniche che aggiungono valore alla vostra riunione o seminarioMa se non sai cosa fare, alcuni errori possono rovinare un evento che hai impiegato settimane a preparare.

Spirito di squadra, coesione, motivazione, fiducia in se stessi, autonomia, creatività... Se volete far emergere tutti questi valori e assicurare il successo della vostra riunione, ecco sei errori da evitare.

Errore #1 - Non scegliere un programma inappropriato

L'attenzione è un ingrediente essenziale per una riunione di successo. Evitate di programmare la vostra riunione troppo presto al mattino, quando i partecipanti stanno ancora dormendo, o troppo tardi nella giornata, quando stanno solo pensando di andare a casa.

Il lunedì mattina e il venerdì pomeriggio sono da evitare a tutti i costi, perché il livello di concentrazione e buon umore in questi momenti della settimana sono generalmente al minimo.

Errore #2 - Non programmare una riunione senza un ordine del giorno

Non c'è niente di peggio dei partecipanti che vanno a una riunione senza sapere di cosa si discuterà. Una riunione senza un ordine del giorno ha diverse conseguenze: partecipanti impreparati e non focalizzati, una riunione improduttiva e un perdita di credito dell'organizzatore.

Errore #3 - Non tollerare commenti o comportamenti inappropriati

Una riunione non deve essere una corsa liscia o un trambusto. Sta a voi creare un ambiente dinamico e amichevole utilizzando la vostra creatività (musica di sottofondo, film di benvenuto, poster, post-it, materiale...), ma dovete anche mantenere questa buona dinamica.

Mostra te stesso amichevole, comprensibile e attentoma adottare un approccio di tolleranza zero verso mancanza di disciplina. Questo vale sia per i commenti che per gli atteggiamenti e l'uso dei telefoni cellulari. Se un elemento di disturbo non cambia il suo atteggiamento nonostante sia stato messo al corrente delle regole e sia stato richiamato all'ordine, chiedetegli di andarsene per il bene del gruppo.

Errore #4 - Non perdersi nel labirinto del tuo discorso

Molti organizzatori pensano di fare la cosa giusta scrivendo note e preparazioni in PowerPoint a bizzeffe. Tuttavia, i tuoi appunti e le diapositive sono solo uno scheletro, un supporto da cui guidi il tuo pubblico.

Staccati dai tuoi supporti e evitare monologhi infiniti che stordiscono i partecipanti e chiudono le porte della riflessione.

Errore #5 - Non trascurare il ruolo attivo dei partecipanti

Alcuni organizzatori vogliono portare il peso della loro riunione da soli, dimenticando che è una grande opportunità per scambiare idee e buone pratiche. Non rimanere bloccato nel tuo piano o nel tuo monologo.

Sollecitare il feedback dei partecipanti, fare domande, suscitare la loro curiosità e organizzare workshop che richiederà loro di lavorare e pensare come una squadra. Il brainstorming è eccellente per energizzare un gruppo.

Errore #6 - Non finire la riunione senza prendere decisioni

Uno degli errori classici è quello di sviluppare un concetto, presentare un prodotto o svelare una strategia, e poi chiedere ai partecipanti se hanno capito. Poche persone osano dire di no. Osserva le reazioni per cercare di leggere i loro pensieri e soprattutto non chiudere la riunione senza prendere una o più decisioni.

Ora che sai quali errori evitare nella tua prossima riunione, scopri come gestire una riunione efficace.