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Commentare la routine e mantenere l'attenzione in riunione?

Riunione del team il lunedì mattina per pianificare la settimana, brainstorming Martedì su un nuovo progetto, incontro dei dirigenti il giovedì e peggio ancora... riunione di crisi il venerdì pomeriggio a cui nessuno vuole andare perché la prospettiva del fine settimana è già nella testa di tutti...

Nelle aziende le riunioni si susseguono e si assomigliano. Spesso dispendiosi in termini di tempo, a volte sterili, non sempre danno i frutti sperati. Le ragioni di questo sono a volte orari inadeguati, procedure formattate, tempi di conversazione irregolari e spesso un ritmo lento e metodi che mancano di originalità.

Ecco alcune soluzioni per rompere questa routine e recuperare l'attenzione e la motivazione del pubblico!

 

 1. Favorire gli incontri mattutini

Questo può sembrare ovvio, ma nella fretta della vita quotidiana c'è spesso la tendenza a "incuneare" una riunione in un calendario piuttosto che programmarla in un momento che favorisce la concentrazione. Si consiglia quindi di preferire la mattina, quando il cervello è al massimo dell'efficienza, alla fine della giornata o dopo la pausa pranzo, quando tutti hanno voglia di fare un pisolino in una delle famose "stanze del pisolino" alla moda in Giappone.

2. NON ESSERE LUNGO 

Secondo uno studio Ifop*, l'attenzione dei manager si perde in media dopo 52 minuti di riunione. E dopo soli 30 minuti per 23% di loro. Tuttavia, la durata media di una riunione è di 1 ora e 19 minuti. Ciò rappresenta 27 minuti di tempo di lavoro perso per persona in ogni riunione. Ad una media di tre riunioni a settimana per i dirigenti, fare i conti... Una buona gestione del tempo è quindi essenziale...

 

Casser la routine

casser la routine

3. Non trascurare i tempi di pausa


Se il vostro incontro d'affari è in stile workshop/workshop, è chiaro che non ne vedrete la fine dopo soli 30 minuti. In questo caso, ricordatevi di sequenziare il tutto in piccoli moduli tematici sotto forma di sprint. 10 minuti di domande/risposte, 15 minuti di riflessione/proposte, 5 minuti di feedback per esempio. È noto che più tempo abbiamo per portare a termine un compito, più tempo ci vorrà.

Lavorare in un tempo limitato è sempre più efficiente! E tra le diverse sequenze, ricordatevi di prevedere delle pause. Una buona pausa permette di riattivare l'attenzione.

 4. Rendete i vostri dipendenti attori dell'incontro 

Niente di peggio che vedere un pubblico inattivo, non seguire gli scambi, non rispondere alle e-mail (o anche a un sms!) e partecipare passivamente all'incontro. Ma questo è spesso il sintomo di un incontro mal animato! Sta a voi sapere come catturare il vostro pubblico per farli interagire. Invitarli a scrivere le loro idee invece di esprimerle oralmente, per esempio.

Dividete i vostri dipendenti in piccole squadre o anche in tandem per incoraggiare l'emulazione! Ogni squadra vorrà dare il meglio di sé e le prestazioni non potranno che essere migliori. Incoraggiarli a discutere le proposte dell'altro... Il segreto è che tutti si sentono come un attore nell'incontro piuttosto che come un docente.

Casser la routine

 5. Invitare un oratore esterno

Coinvolgere qualcuno al di fuori dell'azienda può essere un vero vantaggio per dare una nuova prospettiva a un aspetto del vostro lavoro. Per esempio, un'attrice può fare uno sketch di sensibilizzazione sul tema del sessismo sul posto di lavoro, uno sportivo di alto livello può venire a spiegare l'importanza del lavoro di squadra... tutto è possibile! L'importante è rompere la routine e portare sempre un po' di umorismo nelle discussioni. Lavorare di buon umore è sempre meglio!

 

*Sondaggio Ifop - Wisembly, Executive & Work Life, marzo 2015