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Para una reunión exitosa, ¡los 6 errores que no se deben cometer!

Comoorganizador de la reuniónEs usted muy detallista. Sin embargo, es posible que algunas cosas se hayan escapado. Al igual que hay consejos y técnicas que añaden valor a su reunión o seminarioPero si no sabes qué hacer, algunos errores pueden arruinar un evento que te llevó semanas preparar.

Espíritu de equipo, cohesión, motivación, confianza en sí mismo, autonomía, creatividad... Si quiere resaltar todos estos valores y garantizar el éxito de su reunión, aquí tiene seis errores que debe evitar.

Error #1 - No elija un horario inadecuado

La atención es un ingrediente esencial para el éxito de una reunión. Evite programar la reunión demasiado temprano por la mañana, cuando los participantes aún están durmiendo, o demasiado tarde, cuando ya están pensando en irse a casa.

Los lunes por la mañana y los viernes por la tarde deben evitarse a toda costa, ya que el nivel de concentración y buen humor en estos momentos de la semana suelen ser los más bajos.

Error nº 2 - No programar una reunión sin un orden del día

No hay nada peor que los participantes acudan a una reunión sin saber de qué se va a hablar. Una reunión sin orden del día tiene varias consecuencias: participantes no preparados y desconcentrados, una reunión improductiva y una pérdida de crédito del organizador.

Error #3 - No tolerar comentarios o comportamientos inapropiados

Una reunión no tiene por qué ser un camino de rosas ni un ajetreo. Es usted quien debe crear un entorno dinámico y agradable utilizando su creatividad (música de fondo, película de bienvenida, carteles, notas adhesivas, material...), pero también debe mantener esta buena dinámica.

Muéstrate amable, comprensible y atentosino que adoptan un enfoque de tolerancia cero para falta de disciplina. Esto se aplica tanto a los comentarios como a las actitudes y al uso de los teléfonos móviles. Si un elemento perturbador no cambia su actitud a pesar de que se le han hecho saber las normas y se le ha llamado al orden, pídale que se vaya por el bien del grupo.

Error #4 - No te pierdas en el laberinto de tu discurso

Muchos organizadores piensan que están haciendo lo correcto al escribir notas y preparaciones de PowerPoint en abundancia. Sin embargo, sus notas y diapositivas son sólo un esqueleto, un soporte a partir del cual usted guía a su audiencia.

Despréndete de tus apoyos y evitar los monólogos interminables que aturden a los participantes y cierran las puertas de la reflexión.

Error nº 5 - No descuidar el papel activo de los participantes

Algunos organizadores quieren llevar el peso de su reunión en solitario, olvidando que es una gran oportunidad para intercambiar ideas y mejores prácticas. No te encierres en tu plan o en tu monólogo.

Solicite la opinión de los participantes, hágales preguntas, despierte su curiosidad y organizar talleres que les exigirá trabajar y pensar en equipo. El lluvia de ideas es excelente para dinamizar un grupo.

Error nº 6 - No terminar la reunión sin tomar decisiones

Uno de los errores clásicos es desarrollar un concepto, presentar un producto o desvelar una estrategia, y luego preguntar a los participantes si lo han entendido. Pocos se atreven a decir que no. Observa las reacciones para intentar leer sus pensamientos y, sobre todo, no cierres la reunión sin tomar una o varias decisiones.

Ahora que sabes qué errores debes evitar en tu próxima reunión, descubre cómo dirigir una reunión eficaz.