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¿Cómo hacer un buen balance de su reunión?

Su reunión fue un gran éxito. Sus empleados han entendido todos los conceptos, sus clientes han sido seducidos por su nuevo producto o su director le ha felicitado por su presentación.

Preparación del orden del díagestos, discurso dinámico, trabajo en equipo, disposición de la habitación no has dejado nada al azar.

A partir de ahora, todo lo que tienes que hacer es tratar el informe de su reunión para cristalizar las buenas intenciones.

Objetivos del informe

Un buen informe debe cumplir cuatro objetivos:

 

  1. Repasar los elementos esenciales de la reunión ;

  2. Actuar sobre las decisiones tomadas ;

  3. Refrescar la memoria de los participantes y permitir que los que no están presentes se suban al carro;

  4. Construir un valioso archivo que puede consultarse en cualquier momento (dimensión histórica).

Golpear mientras el hierro está caliente

Algunos organizadores de reuniones esperan una semana antes de compartir sus actas debido a su apretada agenda.

No esperes tanto o perderás la esencia de la discusión. Los conceptos que fueron claros para usted durante la reunión parecerán poco claros fuera de contexto.

Además, los participantes pueden haber asistido a media docena de eventos después del suyo. Escriba sus actas en los dos o tres días siguientes a la reuniónidealmente al día siguiente.

Cabecera

No descuides esta primera parte. El escaparate de su informe es lo que hará que los participantes quieran seguir leyendo.

La siguiente información debe incluirse en el encabezado: su nombre, la fecha y el lugar de la reunión, el objeto de la misma (título) y los nombres de los participantes (y sus funciones si las conoce).

Introducción

La introducción debe responder a las siguientes preguntas: ¿Quién es? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué?

Para esta última pregunta, escribe dos o tres frases para explicar por qué has decidido celebrar la reunión.

Desarrollo

El informe es un trabajo de síntesis. Consta de retomar las ideas importantes y los aspectos más destacados de los debates que añadieron valor a su reunión.

Por lo tanto, no se limite a escribir todo lo que se ha dicho. Tampoco está permitido cortar y pegar. Debe reformular lo que han dicho los oradores con sus propias palabrasgarantizando que popularizar los términos técnicos si es necesario. Los hechos deben ser rastreados de acuerdo con laorden cronológico. Escriba siempre en tiempo presente y utilice la tercera persona cuando se refiera a lo que está diciendo.

En su mayoría, ser objetivo. Su pluma debe permanecer neutral, aunque no esté de acuerdo con sus colaboradores. Las críticas y las opiniones personales no tienen cabida en este tipo de ejercicios.

Conclusión:

Termine su informe con la(s) decisión(es) tomada(s). Añade la hora a la que terminó la reunión, posiblemente la duración total. Si hay otras reuniones o conferencias ya programadas, menciónelas indicando las fechas que ha elegido.

Si aún no se siente cómodo con este ejercicio, debe saber que hay plantillas de informes. Le serán de gran ayuda hasta que pueda definir su propio modelo.

"Y si quieres salirte del formato clásico de las palabras, aquí tienes algunas ejemplos de informes más originales. "

Comment faire un bon compte-rendu ?