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¿Cómo casar la rutina y mantener la atención en la reunión?

Reunión del equipo el lunes por la mañana para planificar la semana, lluvia de ideas Martes en un nuevo proyecto, reunión de directivos el jueves y lo peor de todo... reunión de crisis el viernes por la tarde a la que nadie quiere ir porque la perspectiva del fin de semana ya está en la cabeza de todos...

En una empresa, las reuniones van y vienen. A menudo consumen mucho tiempo, a veces son estériles, y no siempre dan los frutos esperados. La razón es que a veces el horario está mal adaptado, los procedimientos están formateados, el tiempo de intervención es desigual y a menudo el ritmo es poco dinámico y los métodos carecen de originalidad.

Aquí tienes algunas soluciones para romper esta rutina y recuperar la atención y la motivación de tu público.

 

 1. Tener reuniones por la mañana

Parece obvio, pero con las prisas del día a día, a menudo tendemos a "reservar" una reunión en el calendario en lugar de programarla a una hora que favorezca la concentración. Por lo tanto, es aconsejable preferir la mañana, cuando el cerebro es más eficiente, al final de la jornada o después de la pausa para comer, cuando todo el mundo quiere echarse una siesta en una de esas famosas "salas de siesta" de moda en Japón.

2. NO ARRASTRES LOS PIES 

Según un estudio de Ifop*, la atención de los ejecutivos decae tras una media de 52 minutos en una reunión. Y después de sólo 30 minutos para 23% de ellos. Sin embargo, la reunión media dura 1 hora y 19 minutos. Eso supone 27 minutos de tiempo de trabajo perdidos por persona en cada reunión. Con una media de tres reuniones semanales para los directivos, eche cuentas... Gestionar bien el tiempo es, por tanto, esencial

 

Casser la routine

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3. No descuidar los tiempos de descanso


Si su reunión es de tipo taller/taller, está claro que no verá el final después de sólo 30 minutos. En este caso, piensa en secuenciar todo en pequeños módulos temáticos en forma de sprint. 10 minutos de preguntas/respuestas, 15 minutos de reflexión/propuestas, 5 minutos de restitución, por ejemplo. Es un hecho conocido que cuanto más tiempo tengas para completar una tarea, más tiempo te llevará.

Trabajar con tiempo limitado siempre es más eficiente. Y recuerda hacer descansos entre las diferentes secuencias. Una buena pausa ayuda a reenfocar la atención.

 4. Haga que sus empleados sean los actores de la reunión 

No hay nada peor que ver a un público inactivo, que no sigue los intercambios, responde a sus correos electrónicos (¡o incluso a un mensaje de texto!) y asiste pasivamente a la reunión. Pero esto suele ser el síntoma de una reunión poco animada. De ti depende saber cómo captar a tu público y hacer que interactúe. Invíteles a escribir sus ideas en lugar de formularlas oralmente, por ejemplo.

Divida a sus empleados en pequeños equipos, o incluso en equipos tándem para fomentar la emulación. Cada equipo querrá dar lo mejor de sí mismo y el rendimiento será mucho mejor. Anímelos a debatir las propuestas de los demás... El secreto es que todos se sientan protagonistas de la reunión en lugar de tener la sensación de estar asistiendo a una conferencia.

Casser la routine

 5. Invite a un orador externo

Involucrar a alguien de fuera de la empresa puede ser una verdadera ventaja para aportar una nueva perspectiva sobre un aspecto de su trabajo. Por ejemplo, un cómico podría hacer un sketch para concienciar sobre el sexismo en el trabajo, o un deportista de élite podría venir a explicar la importancia del trabajo en equipo... ¡todo es posible! Lo importante es romper la rutina y destilar siempre un poco de humor en tus intercambios. Trabajar de buen humor siempre es mejor.

 

*Ifop - Encuesta Wisembly, Cadre & Vie au travail, marzo de 2015.