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Las 7 claves de una reunión dinámica

Hacer que su reunión sea eficaz no es una tarea fácil.

Una vez resueltos los aspectos prácticos (elección de la sala, orden del día, participantes...), queda todo por hacer. He aquí algunos consejos profesionales para mantener la atención de los participantes y hacer que quieran volver a una futura sesión.

 

1 - Ir al fondo de la cuestión de inmediato.

Tras un recordatorio inicial de los objetivos, es preferible comenzar la reunión con los temas más sensibles o complejos. Además de que la atención es mayor al principio de la reunión, este enfoque fomenta la participación de los miembros.

2 - Desplazar la puesta en escena

Si las reuniones se celebran con regularidad, es útil modificar los acuerdos: alterar el orden del día, utilizar nuevos medios como la videoconferencia o llamar a un orador sorpresa, etc. Romper la rutina despierta la curiosidad y potencia la atención.

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3 – Créer une ambiance détendue Tout le monde n’a pas la même aisance pour s’exprimer devant un public. Il est donc important que le climat créé ne soit pas trop strict. Un mot de bienvenue humoristique, un zeste de décontraction dans la tenue sont des ingrédients propices à la mise en confiance sans pour autant nuire à la concentration. 4 – Prendre à cœur le rôle d’animateur Pilote de la réunion, l’animateur définit les règles pour entraîner le groupe vers les objectifs fixés. Soucieux d’un bon dosage entre directivité et participation, il doit veiller à donner la parole à tous avec dans sa boîte à outils : le jeu du questionnement, le tour de table, la relance du débat…. Il est là aussi pour calmer le jeu, temporiser les tensions, voire gérer des conflits

3 - Crear un ambiente relajado

No todo el mundo se siente cómodo expresándose delante de un público. Por eso es importante que el clima creado no sea demasiado estricto. Una bienvenida con humor y un toque de desenfado en la vestimenta son ingredientes que ayudan a generar confianza sin comprometer la concentración.

4 - Tomar a pecho el papel de facilitador

Como líder de la reunión, el facilitador define las reglas para conducir al grupo hacia los objetivos fijados. Debe velar por el equilibrio entre liderazgo y participación, y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de hablar, utilizando las siguientes herramientas: el juego de preguntas, la mesa redonda y el seguimiento del debate. .... También está ahí para calmar las cosas, aliviar las tensiones e incluso gestionar los conflictos.

5 - Adoptar las posturas adecuadas

Actitudes corporales, especialmente del facilitadorEl uso del lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal, el lenguaje corporal. Ponerse de pie y caminar, mirar a cada miembro, modular la voz variando el ritmo de su fraseo, etc., la combinación de diferentes gestos ayuda a dar fuerza a la reunión.

 

6 - Establecer un diálogo fructífero

Una buena reunión debe ser participativa. Existen varias técnicas para promover intercambios equilibrados y fructíferos. Por ejemplo, el bastón de la palabra, que permite que todos hablen por turnos. Otra herramienta es el cuaderno de debate individual. Entregada al principio de la reunión, da derecho a expresarse estrictamente por tema (de 1 a 5 minutos). Estas herramientas evitan que uno o dos miembros acaparen la palabra.

7 - Impulsar la creatividad de los participantes

El entorno de una reunión debe ser flexible para que las ideas fluyan. Para estimular las cualidades creativas de los participantes, varios dispositivos han demostrado su eficacia: dejar que la gente se ponga de pie, escriba o dibuje; llevar al grupo al exterior (un cambio inesperado que estimula la mente); favorecer el uso de juegos... A través de estas acciones lúdicas, algunas personas se convierten en verdaderas fuerzas de propuesta.

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