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Wie organisiere ich ein effizientes Treffen?

Mit ein wenig Methode (und ein paar Tipps, die von den größten Web-Firmen geliehen sind), entdecken Sie, wie man Meetings mit Effizienz und Entscheidungsfindung reimt.

I/ Bereiten Sie Ihr Meeting gut vor

Um Ihr Meeting in Gang zu bringen, ist es wichtig, es detailliert vorzubereiten, so die TOP-Methode. Diese besteht darin, die folgenden Elemente klar zu definieren:

- T steht für Thema : Legen Sie das Thema des Meetings genau fest, d. h. welche Themen besprochen werden (und übrigens auch, welche Themen nicht besprochen werden).

- O für Objective : Was sollte das Ergebnis der Besprechung sein? Was ist das gewünschte Ergebnis? Handelt es sich um die Übermittlung von Informationen, einen Bericht, eine kollektive Entscheidung oder die Erstellung eines kreativen Briefings? Das Endprodukt der Sitzung muss vor der Einberufung festgelegt werden.

- P für Plan : Wie wird das Treffen durchgeführt und welche Schritte werden unternommen?

Die Ergebnisse dieser TOP-Analyse sollten in die Tagesordnung aufgenommen werden, die dann an die Teilnehmer weitergeleitet werden kann.

II/ auf alle anwesenden Talente gesetzt zu haben

Vermeiden Sie auf jeden Fall, dass Ihr Meeting zu einer Diskussionsrunde wird, bei der das Wort von angehenden Rednern oder von den höchsten Hierarchieebenen monopolisiert wird... Ein erfolgreiches Meeting muss Wechselwirkungen anregen indem wir einen Raum zum Zuhören schaffen, in dem sich auch die schüchternsten Menschen ausdrücken können. Eine heikle Aufgabe, die sich hauptsächlich auf auf die Talente des Meeting-Moderators. Eine nicht zu vernachlässigende Rolle!

illustration Atelier by Mama Shelter

III/ Echte Entscheidungsfindung erreichen

Informative Besprechungen sind nützlich, aber die meiste Zeit einer erfolgreichen Besprechung beinhaltet durch Entscheidungsfindung die zum Handeln führen.

Für seine Mitarbeiterversammlungen hat Google eine Methodik eingeführt, die darin besteht, folgende Namen zu nennen ein Entscheidungsträger pro Sitzung. 

Er muss sicherstellen, dass jede Aktion einem Mitarbeiter zugewiesen wird, der nach der Besprechung für die Umsetzung sorgt.

IV/ Die Technologie in den Dienst des Meetings stellen

Ein guter Besprechungsraum sollte Sie in die Lage versetzen unter besten materiellen Bedingungenohne unangenehme Überraschungen.

Dabei sind Konnektivität (wifi und kabelgebunden) und die neuesten Display-Schnittstellen (LED-Bildschirme, HiFi-Sound) für ein effizientes Meeting unerlässlich. Idealerweise können Sie bei wichtigen Besprechungen die Anwesenheit von eines "Welcomers". 

Als zentraler Ansprechpartner ist er in der Lage, die Teilnehmer zu begrüßen und technische Probleme zu managen, während er sicherstellt, dass jedes Detail unter Kontrolle ist.

V/ Die Bedeutung eines anregenden Raums

Wer hat nicht schon einmal geseufzt, als er einen nüchternen Besprechungsraum mit altmodischen Möbeln betrat, in dem der einzige Fokus auf einem schwarz-weißen Powerpoint liegt?

Richard Branson, der ikonische CEO von Virgin, erinnert uns an eine wesentliche Regel für erfolgreiche Meetings: überraschen Sie die Teilnehmer mit dem Ort der Besprechung. Er ermutigt seine Mitarbeiter, sich in einem Park, einem Café oder an einem anderen kreativen Ort zu treffen, der kreatives Denken fördert.

Die Bedeutung eines modernen und anregenden Tagungsraums ist auch der Grund, warum die Accor-Gruppe verschiedene Arten von Räumen anbietet, wie z. B. Eureka von Novotel, PlayGround von Pullman oder die Mama Shelter Workshops Besprechungsräume, die dank farbenfroher und innovativer Möbel und modernster Ausstattung für anregende und kreative Meetings kalibriert sind, in einem Raum, der der Produktivität gewidmet ist.

Alles, was Sie für erfolgreiche Meetings brauchen!