Teilnehmende verlinkt auf

Die perfekte To-Do-Liste für ein Klassentreffen in 10 Punkten

Hier sind die 10 wichtige Punkte zu beachten, um sicherzustellen, dass Ihre Besprechung unter den bestmöglichen Bedingungen stattfindet und so effektiv wie möglich ist.

 

  1. 1. Der Name und die Art der Besprechung 

Es scheint offensichtlich, aber Ihrem Meeting einen Namen zu geben, gibt ihm bereits eine Bedeutung und erlaubt Ihnen, das Thema klar und effektiv einzugrenzen. Es ist wichtig, das Format festzulegen, damit die Teilnehmer sofort wissen, was von ihnen erwartet wird. Ex: BrainstormingProjektstart, Fortschrittsbericht, Unternehmensreorganisation, etc.

  1. 2. Datum, Uhrzeit und Dauer

Das Festlegen eines Datums und einer Uhrzeit - und das Festhalten daran - ist entscheidend, damit alle Teilnehmer planen können und sich auf dieses Treffen vorbereiten unter den richtigen Bedingungen. Sofern es sich nicht um eine Plenar- oder Geschäftsbereichsbesprechung handelt, ist eine Woche im Voraus ideal. Auf diese Weise kann jeder seinen eigenen Zeitplan überblicken und sich in einem komfortablen Zeitrahmen organisieren. Was die Dauer betrifft, sollten Sie nicht vergessen, dass eine Aufgabe umso mehr Zeit in Anspruch nimmt, je mehr Zeit Sie dafür haben. Es liegt an Ihnen, den effizientesten Zeitpunkt zu bestimmen und die Diskussionen so zu steuern, dass die vorgegebene Zeit nicht überschritten wird.

 

 

To do list réunion

  1.  3. Der Ort und das notwendige Material

- "Ist das das Zimmer in Buenos Aires? "Nein, es ist Rio! "Um keine Zeit zu verschwenden, denken Sie daran, ein Zimmer im Voraus zu buchen und es nicht zu ändern! Um sicher zu gehen, wählen Sie einen Raum, der an Ihre Bedürfnisse angepasst ist: Anzahl der Teilnehmer, Wifi-Verbindung, Leinwand, Videoprojektor, Papptafel, natürliches Licht usw.

 

To do list réunion

  1. 4. Die Liste der Teilnehmer zu verhindern

Bevor Sie beginnen, denken Sie sorgfältig über alle Profile nach, die einen Mehrwert für Ihr Meeting darstellen können. Wir neigen dazu, uns mit den Menschen zu umgeben, mit denen wir am besten auskommen, aber das sind nicht unbedingt die besten Profile! Wählen Sie diese sorgfältig nach den zu erreichenden Zielen aus. Das Mischen von Profilen und Fähigkeiten ist auch eine Möglichkeit, Ihre Teams zum Mitmachen zu bewegen und ihnen einen Mehrwert zu bieten.

  1.  5. Die Struktur

Nichts Besseres eine kleine Einführung und gut zusammengestellt, um die Diskussionen zu starten und Ihre Mitarbeiter ins Boot zu holen. Erklären Sie den Zweck des Treffens einfach und fröhlich, damit alle mitmachen wollen. Erinnern Sie sie dann an den Kontext, damit sie verstehen, was auf dem Spiel steht, und setzen Sie klare Ziele für das Treffen. Warum treffen wir uns? Und wo müssen wir hin?

  1.  7. Nummerieren Sie jeden Teil des Meetings mit seiner Dauer und den beteiligten Rednern

Um das Verständnis zu erleichtern und die Nachbereitung und Interaktivität der Besprechung zu erleichtern, denken Sie daran, die verschiedenen Teile zu nummerieren und die Mitarbeiter, die sprechen sollen, und die erwartete Dauer ihres Beitrags zuzuordnen.

 

  1. 8. Die "Awareness"-Pause

Oft am Ende des Meetings platziert, ist dieser Moment einem Thema gewidmet, das mit dem Meeting zusammenhängt oder sogar ganz anders ist. Das Ziel ist es, diesen Moment des Austauschs zu nutzen, um die Köpfe zu öffnen und die Neugier zu nähren. Ein überraschender, lehrreicher Hauch von frischem Wind, der von den Teams immer sehr geschätzt wird.

  1.  9. Die Schlussfolgerung

Ein wichtiger Schritt, der nicht vergessen werden darf, sind die Schlussfolgerungen aus den Diskussionen. Eine kurze Erinnerung an die wesentlichen Punkte, die zu beachten sind, und die möglichen Aufgaben, die sich für jede Person ergeben.

To do list réunion

  1. 10. Der Bericht 

Um zu verfolgen, was gesagt wurde, der Bericht ist ein wichtiges Werk des Teamgedächtnisses. Es ist eine wesentliche Unterstützung, um den eingeschlagenen Kurs beizubehalten und bei Bedarf während des Projekts darauf zurückzukommen. Es ist auch der beste Weg für diejenigen, die möglicherweise abwesend sind, um wieder auf den richtigen Weg zu kommen und um sicherzustellen, dass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben.